قبل التخطيط لأي حدث، يجب عليك تحديد أهدافك الرئيسية ويمكن أن تتراوح هذه الأهداف من زيادة الوعي بعلامتك التجارية إلى زيادة المبيعات أو جذب الجمهور المستهدف مهما كان، يجب عليك أولاً تحديد الخطط والخطوات اللازمة لتحقيق هذه الأهداف وضمان نجاح الحدث، لذا إليك بعض النصائح التي ستساعدك في تنظيم واستضافة الحدث الخاص بك، تابع القراءة لمعرفة المزيد حول عملية تنظيم واستضافة الحدث والاستفادة القصوى منه
أولاً: تنظيم الفعاليات
التخطيط المسبق
لكي تكون ناجحا في حدث ما يجب عليك التخطيط مسبقا حيث يمكنك التخطيط ووضع قائمة بالعناصر التي ستحتاجها للحدث وبعد أن حددت "احتياجاتك" يجب عليك إنشاء دليل مركزي يمكنك من خلاله مراقبة الوقت والتأكد من استخدام خطتك الاحتياطية إذا حدث خطأ ما
التخطيط لقائمة مرجعية لمهمة الحدث
تعد قائمة المراجعة إحدى أفضل الطرق لضمان إكمال جميع المهام في الوقت المحدد. يضمن إنشاء قائمة مرجعية بقاء فريقك منظمًا، مما يؤدي بدوره إلى سير الحدث بسلاسة. يمكن أن تساعدك قائمة المراجعة أيضًا في تحديد أهداف الحدث مثل اهتمام وسائل الإعلام وعدد الحضور ومتى تعرف ما هي تلك الأهداف. يمكنك إنشاء قائمة مرجعية لكل مهمة
للتخطيط لحدث ما، ابدأ بإعداد قائمة بجميع التفاصيل التي ستحتاج إلى إكمالها وتأكد من تضمين جميع المتغيرات والمخاطر والقضايا والمسؤوليات. اكتب التواريخ مبكرًا حتى لا تضطر إلى التعامل مع مشكلات اليوم غير المتوقعة. أضفها إلى موقع الويب الخاص بك وأخبر الموظفين الآخرين عنها حتى يتمكنوا أيضًا من إضافة أعمالهم الخاصة وبناء مهامهم عليها
جانب آخر مهم من قائمة التحقق من الفعالية هو إدراج المعلومات المالية حيث يجب أن تحتوي القائمة المرجعية الجيدة على الأرقام الدقيقة التي سيتم تحصيلها. جانب آخر مهم من قائمة التحقق من الفعالية هو إدراج المعلومات المالية حيث يجب أن تحتوي القائمة المرجعية الجيدة على الأرقام الدقيقة التي سيتم تحميلها.
يجب أن تتضمن قائمة المراجعة الجيدة جميع التفاصيل المتعلقة بالتخطيط المرئي للحدث بما في ذلك مواقع المتحدثين، والمقاعد، والصورة والصوت، وعناصر السلامة، والمزيد وستساعدك قائمة المراجعة لدينا على اختيار أفضل مقدم طعام، ويجب عليك تحديث القائمة وتقديم تجربة ممتعة لضيوفك وبمجرد أن يصبح كل شيء جاهزًا، يمكنك البدء في تسويق الحدث الخاص بك عن طريق إنشاء مشاركات واستخدام منصات تسويق مختلفة للترويج للحدث الخاص بك والتأكد من أنه يساعد في الوصول إلى جمهورك المستهدف.
لتجنب الخطأ، يجب أن تحتوي قائمة المراجعة على جميع المعلومات ذات الصلة، مثل عقود البائعين ومعلومات الحضور ومخططات الطوابق بهذه الطريقة يمكن لجميع أعضاء الفريق الرجوع إليها في حالة وجود أسئلة أو مشكلات، وسوف تساعد فريقك على اكتشاف المشكلات المحتملة في عملية إدارة الأحداث ويجب تحديث القائمة بانتظام للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة، في Echo Makers، نحن نقدم خدمة تنظيم الحدث بأحدث الإمكانيات والاستراتيجيات المتقدمة حيث نعمل على إنشاء خطط عمل متكاملة مبنية على أسس هندسية واضحة، لمزيد من التفاصيل يمكنك اتصل بنا
تحديد "احتياجاتك"
قبل البدء في تنظيم فعالية ما، حدد "احتياجاتك". وهذا يشمل كل شيء بدءًا من الموارد البشرية والميزانية وحتى النتائج والأهداف المحتملة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى تحديد موقع حدث بناءً على المطاعم القريبة من موقعك، أو المتطلبات والإمكانيات التي تريد استخدامها، وقد تحتاج أيضًا إلى تخطيط ديناميكي. لمطابقة الجهات الراعية وبمجرد معرفة هذه العوامل، ستكون أكثر استعدادًا لتنظيم هذا الحدث
قد يكون تحديد "احتياجاتك" لحدث ما عملية صعبة، ولكن باتباع هذه النصائح التنظيمية، يمكنك إنشاء حدث لا يُنسى يكون ناجحًا وبأسعار معقولة. الجزء الأكثر أهمية في تنظيم حدث هو تلبية "احتياجاتك بشكل صحيح" وهذا يعني أن معرفة ما يريده الجمهور أمر في غاية الأهمية.
تتبع الوقت
يتطلب تنظيم فعالية ما جهود العديد من الأشخاص، وأفضل طريقة للتأكد من أن كل شيء يسير بسلاسة هو تتبع الوقت. من المهم توزيع الأدوار وإسناد المهام لكل فريق، مع توفير الوقت الكافي لإنجاز هذه المهام. من المهم أن تفكر في الطرق التي تقضي بها وقتك وتسأل نفسك: هل تقضي الكثير من الوقت؟ وقت فحص البريد الإلكتروني؟ هل فاتتك الاجتماعات؟ هل تترك الأشياء المهمة حتى اللحظة الأخيرة؟ هذه مشكلات شائعة يواجهها منظمو الأحداث، فكيف يمكنك تجنب هذه المشكلات؟ فكر في الإجابة على هذه الأسئلة وحل المشكلات المتعلقة بها لضمان التنظيم الفعال لحدثك
حدد الجهات الراعية
يجب على المنظم الاتصال بالرعاة المحتملين وإعداد قائمة بالشركات الراعية للحدث. من المفيد مراعاة نوع الحضور المشاركين في الحدث والتركيبة السكانية لكل منهم، وإذا أمكن البحث عن الشركات الراعية للأحداث المماثلة لمعرفة أنواع العلامات التجارية التي قد تكون مهتمة ومن ثم التعامل مع هذه الشركات بنهج يركز على العملاء ومن خلال هذا ستتمكن من تنظيم الحدث بشكل فعال.
يفهم الرعاة المثاليون احتياجات الحاضرين المحتملين للفعالية ولديهم منتجات يمكنهم تقديمها. بهذه الطريقة، يجب على مخططي الفعاليات البحث عن التركيبة السكانية للرعاة المحتملين وأهداف المبيعات والتحديات للتأكد من أنها مناسبة للحدث ولتحديد الشركات التي ستكون الرعاة الأكثر ملاءمة للحدث. من المفيد إلقاء نظرة على الأحداث السابقة التي ترعاها الشركة واختبار منتجاتهم وتقييم عروض القيمة الخاصة بهم
تعد إدارة التوقعات جانبًا مهمًا آخر من الرعاية حيث يحتاج الرعاة إلى الشعور بأنهم يحصلون على أكبر قيمة مقابل استثماراتهم ولهذا السبب يجب على منظمي الحدث إجراء استخلاص للمعلومات بعد الحدث لتلقي تعليقات من الرعاة وبعد كل شيء، تعتبر الرعاية مصدرًا مهمًا لإيرادات الحدث ويجب التعامل معها على أنها شيء رائع، ومع ذلك هناك العديد من الأشياء الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار عند العمل مع رعاة الحدث.
بالإضافة إلى زيادة الوعي بالعلامة التجارية والشعور بها، توفر الأحداث للمنظمين عددًا من الفرص الفريدة لتوليد العملاء المحتملين وبصرف النظر عن التقاط البيانات، يمكن للرعاة أيضًا توفير الترفيه أو العروض التوضيحية لمنتجاتهم وخدماتهم ويمكن أن يكون الخيار الأخير وسيلة فعالة لتوليد عملاء محتملين جدد واستخدام البيانات المجمعة لتحسين استراتيجيات التسويق. تجدر الإشارة إلى أن الحدث الناجح يمكن أن يساعد الأعمال التجارية على النمو ولكن للحصول على أقصى استفادة من رعاية الحدث، يجب أن يكون منظمو الحدث مجتهدين في التعامل مع الرعاة، يمكنك التعرف عن كثب على خدمات Echo Makers في إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات، وتعرف أكثر على الخدمات المتكاملة والشاملة التي نقدمها هنا
مفاتيح التنظيم الفعال
التنظيم الجيد هو المفتاح لنجاح صناعة الأحداث، وعلى الرغم من وجود العديد من الأهداف التي يمكنك السعي لتحقيقها، فإن التركيز على هدف شامل واحد سيساعدك على الوصول إليه وتحقيقه والتأكد من استمتاع الجميع بالحدث. قبل البدء في التنظيم، حدد الغرض منه. يمكن أن يكون لديك عدة أهداف، لكن تأكد من أنها واقعية. على سبيل المثال، إذا كنت تخطط لحدث سنوي، فاستهدف زيادة مبيعات التذاكر بنسبة 15%.
التفويض هو المفتاح. احصل على أكبر قدر ممكن من المساعدة من مخططي الأحداث ذوي الخبرة إلى المتطوعين وشارك المستندات والمعلومات المهمة مع الأشخاص ذوي الخبرة في هذا المجال. لا تخف من طلب المساعدة، وكلما كنت أكثر استعدادًا، زاد عدد الأشخاص الذين يستمتعون بالحدث، ولكن لا تنس الاستمتاع بقضاء وقت ممتع!
أعلن عن هذا الحدث الخاص بك وانشر الملصقات والنشرات الإعلانية. فكر في وضع لافتات لأنها طريقة غير مكلفة وفعالة للإعلان عن الحدث الخاص بك. حتى أن بعض منظمي الحدث وضعوا العشرات من اللافتات للترويج له. تأكد من استخدام وسائل التواصل الاجتماعي للوصول إلى أكبر عدد ممكن من الجمهور المستهدف. يمكنك أيضًا استئجار مصور. لالتقاط صور عالية الجودة للحدث
تأكد من أن مكان الحدث محدد بشكل واضح وسهل العثور عليه وتأكد من أن لديك نسخ إضافية من قائمة الحضور جاهزة حتى لا يضيع أحد عند تنظيم أي حدث يجب أن يكون لديك خطة احتياطية منظمة لأي مشاكل غير متوقعة قد تنشأ وإذا كنت تخطط لحدث كبير فستكون الخطة الاحتياطية مفيدة للحفاظ على الأمور في المسار الصحيح في حالة فشل أحد العناصر
تأكد من شكر أولئك الذين حضروا الحدث الخاص بك، وهي طريقة رائعة لتعزيز العلاقات والثقة وتذكر أنه من المهم أن تشكر ضيوفك والجهات الراعية بعد الحدث الخاص بك وتأكد من تتبع المقاييس الرئيسية الخاصة بك بما في ذلك الحضور والأرباح وتوليد العملاء المحتملين. وبهذه الطريقة يمكنك إجراء تحسينات على الحدث الخاص بك التالي وبمجرد تنظيم حدث ناجح، تابع مع ضيوفك للتأكد من أن الجميع قضوا وقتًا ممتعًا.
ثانياً : تقديم خدمة الضيافة في الفعالية
هناك العديد من الخطوات والطرق الأساسية لاستضافة المشاركين والحضور في فعاليتك، والتي تساعد بشكل كبير في خلق انطباع أول إيجابي وإسعاد الضيوف وتقديم المساعدة لهم ومنحهم تجربة ممتعة داخل الحدث. ولذلك إليك مجموعة من الخطوات التي يجب عليك اتباعها لتقديم خدمة ضيافة مميزة في مناسبتك:
1- الاستعداد لمكان الحدث والتركيز على توافر كافة المعدات والأدوات اللازمة للضيافة
2- التركيز على الترحيب بالضيف واستقباله بالأسلوب اللائق
3- توفير كافة أدوات الضيافة اللازمة وتلبية كافة احتياجات الأثاث
من الفعالية
4- تقديم المساعدة لهم والتأكد من الإجابة على جميع أسئلتهم
5- منحهم هدايا مميزة ومختلفة
6- توديعهم بطريقة مهذبة ولائقة
عند التعامل مع الضيوف يجب التركيز على توفير كافة المعلومات لهم لتوفر لهم أفضل تجربة وكرم ضيافة. تشمل أمثلة الضيافة ضمان راحة الحضور، وتقديم المأكولات والمشروبات والهدايا، وتقديم المساعدة وتوجيهها، ويجب أن تحرص على مواكبة التغييرات واتخاذ الحلول اللازمة لتحقيق عملية ضيافة ناجحة، حيث يساعد ذلك على تخفيف عبء العمل وجعل العمل أكثر راحة وتنظيماً.
ومن الأمور الهامة التي يجب أن تتوافر في الحدث هي أدوات الضيافة، بدءاً من توفير الكراسي والطاولات حسب مساحة الحدث، إلى توفير…إعداد طاولات الغداءومعدات تقديم الطعام ومعدات الطبخ وأدوات المائدة وعربات الطعام ومعدات المشروبات والقهوة ولوازم المائدة حسب حجم وطبيعة الحدث وذلك لتقديم خدمة متميزة للزوار وخلق الجو المناسب والمثالي حيث تلعب هذه الأدوات دورا هاما في الأحداث وتحقيق عملية ضيافة ممتعة
اقرأ أيضا: 6 خطوات فعالة لتخطيط الفعاليات المختلفة
