باعتبارك منظمًا لحدث ما، قد تواجه صعوبات في توفير رأس المال اللازم وتلبية المتطلبات اللازمة لإنجاح الحدث الخاص بك. لذلك، فإن الحصول على رعاية من الشركات يمكن أن يساعد في جعل حدثك ناجحًا وقويًا. من المهم التعامل بنجاح مع الشركات وإقناعهم بالموافقة على طلب الرعاية الخاص بك.

يمكنك البحث عن رعاة لهذا الحدث الخاص بك لأنهم يستطيعون المساعدة في توفير الأموال والموارد اللازمة لإنجاح الحدث. يمكن للجهات الراعية أيضًا تقديم فوائد مختلفة، مثل التسويق والترويج وزيادة الوعي بالعلامة التجارية.

للحصول على رعاية كاملة لحدثك، عليك أن تفكر في موضوعات مثل تحديد الأهداف، وتحليل الجمهور المستهدف، وتحديد المزايا التي يمكن تقديمها للشركات الراعية. يتضمن ذلك تحديد العائد على الاستثمار من الرعاية وكيفية قياس النتائج.

يجب أن تعمل على جعل حزمة الرعاية الخاصة بك جذابة من خلال تقديم فرص الإعلان والتسويق والعروض الحصرية والترويج طوال الحدث. ومن المهم أيضًا العمل على تحديد الرعاة المناسبين لحدثك والتواصل معهم بشكل فعال. لذلك سنناقش في هذه المقالة بعض الطرق المهمة لجعل حزمة الرعاية الخاصة بك أكثر جاذبية للشركات الراعية وكيفية الوصول إلى الرعاة المناسبين لحدثك.

بناء برنامج رعاية قوي

يتطلب بناء برنامج رعاية قوي إيجاد طرق فعالة لجذب الرعاة من مختلف الشركات والشراكة معهم لرعاية الحدث الخاص بك. تتكون حزم الرعاية عادةً من عروض وأسعار محددة مسبقًا لتناسب الجميع، ولكن يمكن لمنظمي الحدث إضافة المزيد من الحزم إذا أرادوا ذلك، على الرغم من أن هذا قد يحد من مرونتهم.

للحصول على أقصى استفادة من الرعاية، من المهم فهم احتياجات ورغبات الرعاة لرعاية هذا الحدث الخاص بك وإنشاء حزم رعاية شاملة، مما يعني تحديد الاحتياجات وتكييف رسالتك وفقًا لذلك. في حين أن جميع الرعاة لن يوافقوا على رعايتك بناءً على مزاياك التسويقية وحدها، فإن تركيز رسالتك على احتياجات محددة يهتمون بها سيزيد من فرصك في اكتساب ثقتهم وعملهم.

قم بتخصيص رسائل طلب الرعاية وفقًا لاحتياجات الرعاة المحتملين. يمكنك أيضًا التواصل مع أقسام التسويق في الشركات لمناقشة فرص الرعاية، لكن تأكد من إجراء بحث شامل عن الشركات قبل الاتصال بها. استخدم Google وLinkedIn للبحث عن الأخبار والمقالات ذات الصلة بقطاعاتهم والجمهور المستهدف، وقم بتضمين هذه المعلومات في اقتراح البريد الإلكتروني الخاص بك، وادعهم لمناقشة مشروعك بمزيد من التفاصيل. هذا هو الجزء الأكثر أهمية في اللعبة، لذا لا تفوته. إذا رفضت الشركة، فلن تتمكن أبدًا من تأمين رعايتها. 

أظهر كيف يتوافق الحدث مع الشركة وكيف سيفيدها، بالإضافة إلى التأكيد على استدامة الحدث. إن إظهار أن الرعاية مفيدة لكلا الطرفين هو وسيلة قوية لإغراء الشركة بالمشاركة. 

ستحتاج إلى إثبات قيمة الحدث الخاص بك بالنسبة لهم، مع التركيز على الفوائد التي ستجنيها الشركة من الرعاية، مثل زيادة الوعي بالعلامة التجارية والتعرض للجمهور المستهدف. يجب عليك أيضًا إظهار كيف سيستفيد الحدث من خبرات الشركة ومواردها.

أثبت لهم أن الحدث الخاص بك مستدام وسيستمر لسنوات قادمة، وبالتالي فإن استثمارهم في الرعاية لن يذهب سدى. زودهم بخطة عمل واضحة للحدث الخاص بك والتي تحدد رؤيتك طويلة المدى وتشرح كيف سيتوسع الحدث ويتطور بمرور الوقت.

صياغة العروض الترويجية

عند صياغة عرض ترويجي لجذب شركة لرعاية حدثك أو برنامجك، من المهم تصميم رسالتك وفقًا لتوقعات الشركة وجعلها احترافية لجذب انتباه الرعاة المحتملين. يجب أن تبدأ بالحديث عن برامج الرعاية الخاصة بالشركة، ثم تناقش خدمات الشركة وكيف يمكن أن يساعد حدثك أو برنامجك في حل مشكلة معينة.

يجب عليك تحديد نقطة البيع الفريدة الخاصة بك وتصميم عرضك التقديمي حولها، بما في ذلك الأسئلة المفتوحة لتوضيح فكرتك بمزيد من التفاصيل. بعد كتابة العرض عليك قراءته بصوت عالٍ أمام مجموعة من الزملاء وإجراء التحسينات اللازمة.

يجب عليك اختيار الأفكار التي ستجذب جمهورًا واسعًا والتركيز على تلك التي تعالج أكبر التحديات. يجب عليك أيضًا التركيز على الجمهور المستهدف وتلبية احتياجاتهم. إذا كنت تستهدف سوق الشركات، فيجب عليك إنشاء عرض ترويج للمبيعات يعكس ذلك ويركز على الأشخاص الذين من المرجح أن يكونوا مهتمين. بعد اختيار الأفكار الناجحة، يمكنك إرسال العرض إلى الرعاة المحتملين على أمل أن يصبحوا داعمين للحدث أو البرنامج الخاص بك.

تذكر أن تستخدم أفضل لغة ممكنة لجعل عرض المبيعات الخاص بك فعالاً قدر الإمكان. إذا كنت واثقًا من قدرتك على إقناع الشركات برعاية الحدث الخاص بك، فمن المرجح أن تنجح. لا تنس المتابعة، فعمليات المتابعة مهمة. تأكد من إرسال بريد إلكتروني إليهم بعد الرد على اقتراحك الأول.

في Echo Makers، نقدم خدمة توفير الرعاة للمناسبات بكافة أنواعها. لدينا إمكانية الوصول إلى صناع القرار في المؤسسات الحكومية والخاصة ونستخدم الأساليب الحديثة لزيادة فرص الحصول على الرعاية والتمويل. لمزيد من التفاصيل، يرجى الاتصال بنا.

جمع بيانات الجمهور

سيوفر جمع بيانات الجمهور فهمًا أعمق لجمهورك ويساعدك أيضًا على تحديد السوق المستهدف وتخصيص حملات الرعاية وفقًا لذلك. من خلال استخدام أدوات دراسة جمهورك المستهدف، يمكنك التعرف على سلوك ومشاعر جمهورك، ومن المهم أن تعرف جمهورك جيدًا. فيما يلي بعض الأدوات لدراسة جمهورك المستهدف والتي يمكنك استخدامها للعثور على الرعاة المناسبين:

1. الاستبيانات

بغض النظر عما إذا كنت تستخدم بيانات الجمهور لاستراتيجيتك التسويقية، فإن دمج الاستطلاعات في المحتوى الترويجي الخاص بك سيساعدك على تحديد أنواع الجماهير التي من المحتمل أن تشتري منتجًا أو خدمة معينة. تعد الاستطلاعات طريقة سريعة لجمع هذه البيانات وستساعدك على استهداف عملاء محتملين جدد والاحتفاظ بالرعاة المحتملين. مع القليل من البحث، ستبدأ قريبًا في الوصول إلى الصفقات بشكل أسرع وجمع البيانات القيمة في لمحة.

2. تحليل جمهور المنافسين

إذا كنت تبحث عن رعاة لحدثك، فيمكنك تحليل جماهير منافسيك. من خلال فحص جماهير منافسيك، يمكنك تحديد الحملات الأكثر ملاءمة لهم. من خلال اكتساب فهم أعمق لجمهورك، يمكنك التسويق لهم بشكل أفضل وتحسين فرص نجاحك وكسب رعاة محتملين.

3. جمع البيانات الديموجرافية

هناك طريقة أخرى فعالة لإقناع الرعاة بدعم الحدث الخاص بك، وهي جمع البيانات الديموغرافية عن جمهورك. تتضمن هذه البيانات العمر والجنس والموقع الجغرافي ومجالات الاهتمام. يمكن أن تساعدك هذه التركيبة السكانية في إقناع العلامات التجارية برعاية الأحداث الخاصة بك، لأنها توضح مدى استعداد جمهورك للمشاركة. لذلك، قم بجمع البيانات حول جمهورك واجعلها ذات قيمة للرعاة والعلامات التجارية.

يعد جمع البيانات الديموجرافية عن جمهورك الطريقة الأكثر فعالية لإقناع الرعاة بدعم الحدث الخاص بك، لأنهم يريدون معرفة أن جمهورهم سيستفيد من الرعاية. من خلال جمع هذه المعلومات، يمكنك أن تثبت للرعاة أن أموالهم قد تم إنفاقها بشكل جيد وستؤدي إلى العديد من الفوائد. ومع ذلك، إذا لم تتمكن من الحصول على رعاة لهذا الحدث الخاص بك، فيجب عليك التفكير في طرق أخرى لتأمينهم.

يمكنك التعرف أكثر على الخدمات المتكاملة والشاملة التي نقدمها من خلال التعرف على خبرات المحترفين المبدعين في إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات.

كتابة ملخص تنفيذي

عند كتابة ملخص تنفيذي، من المهم تضمين المعلومات الأكثر أهمية أولاً، دون أي ترتيب محدد. يجب عليك تسليط الضوء على المعلومات التي تريد التركيز عليها في وثيقتك وذكر مشكلة أو قضية محددة لإثارة الدراما والإلحاح. يجب أن يكون الملخص التنفيذي موجزًا ​​ولكنه يعطي الرعاة فكرة عن موضوع عملك. يجب عليك تضمين خلفية مختصرة عن الشركة ومنتجاتها وخدماتها والجوانب المالية والسوق المستهدف.

يجب أن يصف الملخص التنفيذي مهمة شركتك والفوائد التي ستوفرها للرعاة. ينبغي أن تشجع الجهات الراعية على اتخاذ الإجراءات اللازمة. بعد ذلك، يمكنك تحديد تفاصيل خطة عملك وحزم الرعاية التي توفر عائدًا قابلاً للقياس على الاستثمار للرعاة.

يجب أن يكون الرعاة قادرين على قياس تأثير رعايتهم على علامتهم التجارية بشكل عام ومدى المساعدة التي يقدمونها للحاضرين في هذا الحدث. يجب أن تساعد حزم الرعاية الخاصة بك الجهات الراعية على تحقيق أهدافهم المرجوة، مثل إنشاء عملاء جدد أو زيادة اشتراكات البريد الإلكتروني، ويجب أن يكون عائد الاستثمار قابلاً للقياس.

اقرأ أيضًا عن الأشياء التي يفشل المخططون في القيام بها بعد وقوع الحدث وكيفية إصلاحها