قبل بدء الحدث، يجب على الضيوف التسجيل للحدث، ويمكن أن يترك التسجيل انطباعًا لدى الحضور حول الحدث. ولذلك، يجب على المنظمين تبسيط عملية التسجيل مع الاستمرار في جمع المعلومات اللازمة لأغراض القياس.
فيما يلي بعض النصائح المفيدة للمساعدة في تسهيل عملية تسجيل الحدث، وضمان حصولك على معلومات دقيقة لأغراض القياس، وتنظيم عملية التسجيل، وزيادة قائمة الحضور، وخلق انطباع إيجابي. تعلم المزيد معنا الآن.
بناء قائمة البريد الإلكتروني لتسجيل الحدث
يعد إنشاء قائمة بريد إلكتروني لتسجيل الأحداث طريقة رائعة لزيادة الوصول إلى الأحداث عبر الإنترنت، حيث يتم استخدام رسائل البريد الإلكتروني من قبل ما يقرب من نصف منظمي الأحداث. ومن خلال تقديم نموذج الاشتراك في النشرة الإخبارية، سيكون لدى الأشخاص حافز للتسجيل. بعد ذلك، يمكنك إخطارهم عند طرح التذاكر للبيع، مما قد يضاعف وصولك. ولكن كيف يمكنك إنشاء قائمة البريد الإلكتروني؟
يمكنك إنشاء قوائم بريد إلكتروني لتسجيل الأحداث باستخدام عوامل التصفية من قسم "إدارة الأفراد" أو "قائمة تسجيل الأحداث". سوف يتغير الأشخاص الموجودون في القائمة مع حالة التسجيل الخاصة بهم. هناك نوعان من قوائم البريد الإلكتروني: إلزامية وطوعية. استخدم عوامل التصفية لتقسيم قائمتك بناءً على حالة التسجيل، وبمجرد حصولك على قائمتك، قم بإنشاء بريد إلكتروني للمتابعة تلقائيًا. يجب أن تحتوي قائمة بريدك الإلكتروني على زر واضح للحث على اتخاذ إجراء يجذب انتباه القارئ.
من الناحية المثالية، يجب أن تعرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك معلومات حول الحدث، لذا قم بتضمين أسماء المتحدثين الرئيسيين وموضوعات العرض التقديمي وشخصية العلامة التجارية. استخدم الرسومات الخاصة بالحدث، وتأكد من أنها تتضمن اسم الحدث والعلامة التجارية في الرأس وفي المنتصف.
باعتبارنا خبراء في إدارة الأحداث، فإننا نقدم حلولاً متكاملة لتسجيل الأحداث بشكل فعال باستخدام أحدث الأدوات والمستلزمات، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر والتكنولوجيا والطابعات وقارئات الباركود والماسحات الضوئية، لبناء قاعدة بيانات عملاء جيدة التنظيم وإدارة ساعات الذروة بدءًا من التسجيل المسبق وحتى التسجيل في الموقع. لمزيد من التفاصيل، يرجى الاتصال بنا.
لا تنس استخدام وسائل التواصل الاجتماعي لإنشاء قائمة بريدك الإلكتروني، لأنها تتيح لك الوصول إلى جمهور واسع وإجراء اتصالات جديدة. ابق على اطلاع بأحدث الاتجاهات واستخدم وسائل التواصل الاجتماعي لتشجيع الأشخاص على الاشتراك في قائمة بريدك الإلكتروني. تعد البطاقات البريدية طريقة رائعة أخرى لإنشاء قائمة بريد إلكتروني، وأخيرًا، يمكنك استخدام الطرق غير المتصلة بالإنترنت لإنشاء قائمة بريد إلكتروني لتسجيل الأحداث.
على سبيل المثال، إذا كانت قائمة تسجيل الأحداث الخاصة بك غير متصلة بالإنترنت بشكل أساسي، فيمكنك تبادل بطاقات العمل ومطالبة الأشخاص بتحديث عناوين بريدهم الإلكتروني مع تقديم خصومات وهدايا مقابل عناوين بريدهم الإلكتروني.
تقسيم الحضور حسب النوع
إذا كنت تخطط لإرسال رسائل لوجستية إلى الحاضرين في الحدث، فمن المهم تقسيمها حسب النوع أثناء التسجيل للحدث الخاص بك. يعد تقسيم الحضور حسب النوع أمرًا مهمًا بشكل خاص إذا كنت تستهدف فئة سكانية معينة، مثل جيل الألفية أو النساء. يمكنك القيام بذلك باستخدام طرق محددة ومتنوعة. بعد تقسيم الحضور، يمكنك إرسال رسائل إلى أنواع محددة من الحضور.
من المهم أن تفهم أنواع الأشخاص الذين تحاول استهدافهم. ستزودك الأدوات المتوفرة في MailChimp بإحصائيات مفصلة حول كل جزء. يحتوي نموذج التسجيل أيضًا على معلومات ديموغرافية وجغرافية قيمة يمكن استخدامها في مجموعة متنوعة من الحملات التسويقية. على سبيل المثال، إذا كان جمهورك يتكون بشكل أساسي من الأشخاص المهتمين بصناعة التكنولوجيا، فقد ترغب في استهدافهم بحملة بريد إلكتروني معينة.
هناك طريقة أخرى لفهم الحاضرين بشكل أفضل وهي إنشاء نموذج تسجيل يطلب المزيد من المعلومات حول أدوارهم واهتماماتهم ومعلومات إضافية لتخصيص أفضل وللحصول على جمهور محدد. بمجرد جمع هذه المعلومات، يمكنك تقسيم الحضور حسب النوع.
بمجرد تحديد هذه الأنواع المختلفة من الحضور، يمكنك البدء في الترويج للحدث لهم. يمكنك استخدام رسائل البريد الإلكتروني واللافتات والمزيد لتسويق الحدث وإدارة عملية التسجيل. يمكن أن يؤدي ذلك إلى رغبة عملائك في الاشتراك في الحدث، مما يزيد من فرص تسجيل الحضور. إذا قمت بالفعل بتسجيل جمهورك، فيمكنك أيضًا إنشاء حملة تسويق محتوى تستهدف الحضور في الحدث على وجه التحديد.
يمكنك أيضًا استخدام المخططات والرسوم البيانية لتقسيم الحاضرين المحتملين حسب دوافعهم الداخلية. يمكنك معرفة المزيد عن الخدمات الشاملة والمتكاملة التي نقدمها من خلال التعرف على خدماتنا Echo Makers في إدارة وتنظيم المعارض والمؤتمرات.
إنشاء منطقة تسجيل جيدة التنظيم
إذا كنت تخطط لاستضافة حدث ما، فإن إحدى أهم الخطوات لضمان عملية تسجيل سلسة هي إنشاء منطقة تسجيل جيدة التنظيم. وينبغي أن يكون الوصول إلى هذه المنطقة سهلاً، خاصة إذا كان الناس يصلون مبكرًا. يجب أن يكون مزودًا بموظفين ذوي خبرة يمكنهم تسجيل الحضور بسرعة وتوجيه الضيوف إلى الموقع الصحيح دون التسبب في أي مشكلة.
ويجب أيضًا تخصيص مناطق منفصلة لوسائل الإعلام والموردين، حيث قد يكون لكل مجموعة من الحضور احتياجات مختلفة. سيساعد إنشاء مسارات منفصلة لكل مجموعة في الحفاظ على كل شيء منظمًا ونقل الأشخاص خلال عملية التسجيل بسرعة أكبر.
عند إعداد منطقة تسجيل للحدث الخاص بك، من المهم أن تتذكر أن عملية التسجيل هي أول تفاعل يقوم به الحاضرون مع الحدث وتحدد مسار الحدث بأكمله. لذلك، من المهم جعل الأمر بسيطًا ومنظمًا وسريعًا قدر الإمكان. سواء كنت تستضيف مؤتمرًا كبيرًا أو صغيرًا، لا يمكنك تجاهل عملية التسجيل، حيث أن وجود منطقة تسجيل منظمة وعمليات قائمة على التكنولوجيا يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا في التجربة الإجمالية للحاضرين.
الفريق المسؤول عن عملية التسجيل في الحدث الخاص بك هو وجه الحدث، لذلك من الضروري تعيين الأشخاص المناسبين لإدارة هذه العملية. سواء كان الحدث الخاص بك عبارة عن مؤتمر خاص بصناعة معينة أو تجمع اجتماعي، فمن المهم أن يكون لديك فريق يتمتع بالمعرفة والحماس بشأن عملية التسجيل. عند اختيار فريق تسجيل الحدث الخاص بك، تأكد من توضيح موضوع الحدث الخاص بك وأهدافه قبل إسناد المهام، حيث سيكون لذلك تأثير كبير على نجاح الحدث ككل.
يمكن أن يكون إنشاء منطقة تسجيل منظمة للحدث الخاص بك مهمة بسيطة تستغرق بضع دقائق فقط، ولكنها ستحدد شكل الحدث بأكمله. ستساعدك عملية التسجيل الفعالة على توفير بيئة ترحيبية لضيوفك وإبراز قيمة ومكانة علامتك التجارية.
وضع خطة احتياطية لعملية تسجيل الفعالية
يعد وجود خطة طوارئ لتسجيل الأحداث أمرًا بالغ الأهمية لعدة أسباب. أولاً، يضمن راحة البال للمشاركين، حيث أن أدنى تغيير في عملية التسجيل يمكن أن يربكهم. ثانيًا، فهو يتجنب إلغاء أي حدث محتمل بسبب الظروف الجوية القاسية، وبدون خطة طوارئ، يمكن إلغاء أي شيء - وهو أمر لا يرغب أحد في التعامل معه.
ولحسن الحظ، فإن معظم منصات تسجيل الأحداث قادرة على تسجيل الحضور دون الاتصال بالإنترنت. تسمح هذه الميزة لمنظمي الأحداث بتسجيل الضيوف حتى عندما يكون اتصالهم بالإنترنت معطلاً أو بطيئًا. ومع ذلك، إذا كان نظام تسجيل الحدث الأساسي لا يسمح بتسجيل الحضور في وضع عدم الاتصال، فتأكد من تصدير قائمة الضيوف إلى موقع آخر، وعندما يحين وقت تسجيل وصول الضيف، سيكون لديك خطة طوارئ.
إذا لم تكن عملية تسجيل الحدث تسير بسلاسة، فيجب أن يكون لديك خطة طوارئ للحدث بأكمله. يجب أن تتضمن هذه الخطة خطة احتياطية للاتصال بالمتحدثين البدلاء، أو ترتيب متطوعين للمساعدة في التسجيل، أو حتى خطة احتياطية للطوارئ في حالة وجود أي مشاكل مع الحدث الرئيسي. تأكد من مراجعة الخطط الاحتياطية قبل الحدث، وإذا لزم الأمر، قم بعمل نسخ إضافية من جميع المواد. ستساعدك هذه الخطط الاحتياطية على التعافي من أي إلغاءات في أي جانب من جوانب الحدث.
اقرأ أيضًا لماذا تعد الإضاءة والصوت جزءًا مهمًا من تصميم المسرح
